albaTours Blog

01.08.2021 - Die Klassenfahrt ist besonders für junge Lehrer eine aufregende Angelegenheit. Mehrere Tage mit den Schülern in einem fremden Land oder einer fremden Stadt zu verbringen – da gibt es einiges zu beachten. Umso wichtiger ist eine gut organisierte und strukturierte Vorbereitung. albaTours hat für Sie eine Liste mit den wichtigsten organisatorischen Punkten und Fragen zusammengestellt, die Sie vor Antritt Ihrer Reise beachten sollten.

Was Sie weit im Vorfeld klären sollten

Die Planung beginnt idealerweise schon ein halbes bis ganzes Jahr im Voraus. Nur so haben Sie genug Vorlauf, damit bis zum eigentlichen Termin alles geklärt ist und nicht in letzter Sekunde noch organisatorische Probleme auftreten. Dabei sollten Sie sich um folgende Punkte kümmern:

• Information über die Klassenfahrt-Richtlinien

• Ziel der Klassenfahrt mit der Klasse abstimmen

• Zustimmung der Schulleitung besorgen

• Zustimmung der Eltern einholen

• Welche Begleitpersonen kommen mit?

• Liegen keine Konferenzen oder Klassenarbeiten im Zeitraum der Fahrt?

• Informationen beim gewünschten Reiseveranstalter beschaffen

• Welche Kosten sind zu erwarten?

• Gibt es Möglichkeiten, Zuschüsse zu erhalten?

Möglichst frühzeitig sollten Angebote von Reiseveranstaltern wie albaTours eingeholt, Anträge auf Zuschüsse gestellt und eigene Aktionen zur Finanzierung durchgeführt werden, damit klar ist, welche Kosten tatsächlich auf alle Beteiligten zukommen.

Jetzt geht’s los: Das sollten Sie kurz vor dem Reiseantritt beachten

Rückt die Reise näher, wird es Zeit, sich mit den Details zu befassen. Planen Sie gemeinsam mit dem Reiseveranstalter und Ihren Begleitern ein Programm – denken Sie aber auch über Alternativen nach. Was passiert beispielsweise, wenn das Wetter nicht mitspielt? Informieren Sie sich über eventuelle Anmeldepflichten in verschiedenen Museen. Gestalten Sie zudem, am besten nach Absprache mit Ihrer Klasse, eine Checkliste für Ihre Schüler. Unbedingt sollten Sie die diese darauf hinweisen, Ausweis oder Reisepass und gesundheitliche Unterlagen wie Krankenkarte und Impfpass mit zuführen. Auch sollten die Verhaltensregeln für die Fahrt geklärt und natürlich die Eltern informiert sein. Erkundigen Sie sich außerdem, ob Sie bei Ihren Schülern auf Besonderheiten wie Lebensmittelallergien oder Medikamenteneinnahme achten müssen. Geben Sie diese Informationen auch unbedingt an Ihren Reiseveranstalter weiter.

Daran sollten Sie bei Reiseantritt denken

Wenn die Reise beginnt, sollten Sie grundsätzlich Folgendes in der Tasche haben:

• Gutscheine für die Unterkunft und die Programme vor Ort.

• Programm inklusive Anfahrtsmöglichkeiten und Öffnungszeiten

• Flugtickets, Eintrittskarten etc.

• Notfallkontakt des Reiseveranstalters

• Kontakte der Reise- und weiterer Versicherungen

• Kontakte wichtiger Ansprechpartner an der Schule und vor Ort

• Unterschriebene Merkblätter und Einverständniserklärungen der Eltern

• Gegebenenfalls von den Schülern unterzeichnete Verhaltensverträge

• Klassenliste mit Schulstempel (die Namen der Begleitlehrer bitte nicht vergessen)

• Erste-Hilfe-Set, Reise-Apotheke

• Spiele oder andere Beschäftigungsmöglichkeiten

Sollten Sie ein spezielles Programm und Lernunterlagen geplant haben, vergessen Sie natürlich nicht, alles hierfür Nötige mitzubringen. Sind alle Unterlagen rechtzeitig vorhanden, können Sie der Klassenfahrt nach Italien oder andere Länder entspannt entgegensehen und sich während der Reise auf das Wesentliche konzentrieren.

01.09.2021 - Eine Klassenfahrt ist eine gute Gelegenheit, mit den Schülern gemeinsam Zeit außerhalb des Klassenzimmers zu verbringen und den Unterricht mit Erfahrungen und Wissen aus anderen Städten und Ländern zu ergänzen. Das ist jedoch auch immer mit Kosten verbunden, sowohl für die Schüler als auch für die Lehrer. Da es sich hierbei jedoch nicht um Ihren Privaturlaub handelt, können Sie die Kosten mitunter von Ihrer Steuer absetzen. Welche Möglichkeiten Sie haben und welche Ausgaben betroffen sind – im Folgenden haben wir von der albaTours Reisen - GmbH Infos zusammengetragen. 

Welche Möglichkeiten Sie haben

Grundsätzlich besteht für alle Lehrer die Möglichkeit, Werbungskosten in der Steuererklärung anzuführen, die von der Steuer abgesetzt werden. Werbungskosten sind berufliche Ausgaben, die während Ihrer Lehrertätigkeit entstehen. Neben den gängigen Ausgaben für Fahrtkosten auf Ihrem täglichen Arbeitsweg sowie für Lehrmaterialien und Fortbildungen gehören auch Klassenfahrten unter bestimmten Bedingungen zu den absetzbaren Kosten. Darüber sollten Sie sich am besten schon vor Antritt der Reise informieren, damit Sie die nötigen Unterlagen zusammentragen können.

Welche Kosten lassen sich absetzen?

Eine Klassenfahrt nach Wien oder andere Städte wird vor dem Gesetz wie eine Dienstreise behandelt. Daher können Sie folgende Kosten als Werbungskosten in Ihre Steuererklärung aufnehmen:

• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren & Eintrittskarten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten

Bei Fahrtkosten mit dem Auto ist in der Regel von einer Dienstreisenpauschale mit 30 Cent pro Kilometer auszugehen, bei öffentlichen Verkehrsmitteln geben Sie den gesamten Ticketpreis an. Im Hinblick auf Übernachtungskosten sollten Sie nur die reinen Kosten für die Übernachtung anrechnen. Ist Verpflegung inbegriffen, wird diese separat abgerechnet. Hier steht Ihnen im Schnitt eine Verpflegungspauschale von 12 Euro pro Tag zu.

Was muss beachtet werden, damit die Rückerstattung klappt?

Für eine steuerliche Rückerstattung müssen Sie Nachweise über Ihre absetzbaren Ausgaben erbringen. Dazu bewahren Sie alle Belege und Buchungsbestätigungen auf. Auch Kosten rund um die Vorbereitung können oft abgesetzt werden, beispielsweise die Anschaffung eines Reiseführers. Schon schwieriger wird es bei einer Vorbereitungsreise. In vielen Fällen ergibt es aber durchaus Sinn, bereits im Vorfeld abzuklären, ob der geplante Ablauf einer Reise funktionieren kann. Lassen Sie sich in diesem Fall unbedingt bestätigen, dass Sie vor Ort waren, beispielsweise bei der Jugendherberge oder in Museen, die Sie später mit Ihrer Klasse besuchen wollen. Insgesamt müssen Sie immer nachweisen können, dass die Reise nicht nur Ihrem Privatvergnügen dient. Sprechen Sie im Zweifelsfall im Vorfeld mit einem Steuerberater, welche Belege Sie vorweisen können sollten und lassen sie sich lieber zu viel als zu wenig bestätigen.